Mạng lưới Nghiệp đoàn xin dịch và giới thiệu với các bạn một sổ tay về nghiệp vụ công đoàn, do Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) xuất bản vào năm 2002, mang tên “Trade Union Administration: A Caribbean Workers’ Education Guide”. Đây là một tài liệu tham khảo hữu ích, giúp chúng ta hình dung những thách thức mà công đoàn ở các nước đang phát triển có thể phải đối mặt trong quá trình toàn cầu hóa, cùng những phương thức quản lý cơ bản để vượt qua chúng.

Xin click vào ĐÂY để đọc những chương đã dịch, hoặc click vào ĐÂY để truy cập qua mục lục.

*

Chương 3:
Tổ chức và cấu trúc của công đoàn

Kỳ 1: Hệ thống quản lý, vận hành và đại diện

Mục tiêu:

1. Tìm hiểu về cách các công đoàn tự tổ chức để hoàn thiện các vai trò của nó.

2. Tập trung vào các loại công đoàn khác nhau.

 

3.1. Tổ chức với Cấu trúc

Tổ chức liên quan đến sự hợp tác của con người, quy trình, hệ thống, và các hoạt động để cung cấp các dịch vụ hành chính, kỹ thuật, và đại diện cho các thành viên.

Cấu trúc là các kiểu và loại hình khác nhau của công đoàn.

 

Công đoàn ở vùng Caribbean thể hiện nhiều ví dụ khác nhau về “tổ chức” và “cấu trúc”. Tất nhiên, vẫn có một mối quan hệ mang tính biểu tượng giữa tổ chức (cách thức công đoàn quản lý và vận hành) và cấu trúc (liên quan đến các loại quan hệ thành viên).

Yếu tố chính khiến công đoàn khác với các tổ chức khác (công ty, các tập đoàn hay doanh nghiệp) đó là công đoàn là tổ chức tương hỗ, do các thành viên làm chủ và hoạt động vì lợi ích của chính họ.

Đặc điểm này của công đoàn được phản ánh qua việc điều hành đầy tính dân chủ, trách nhiệm giải trình với các thành viên của nó, và ra quyết định phản ánh đầu vào của các thành viên.

 

3.2. Tổ chức công đoàn

Mặc dù các tổ chức công đoàn ở vùng Caribbean hết sức đa dạng, nhưng cũng có những hình mẫu cơ bản. Bởi vì hầu hết các quốc gia ở vùng Caribbean đều có diện tích nhỏ, nên vị trí địa lý không đóng vai trò đáng kể trong các tổ chức công đoàn. Tuy nhiên, với những nước có lãnh thổ lớn hơn thì điều này không còn đúng nữa, như Jamaica, Trinidad và Tobago, Guyana, Suriname và Belize. Ở những quốc gia này, sự đa dạng về địa lý có thể gây ảnh hưởng đến tổ chức công đoàn, đòi hỏi có sự sắp xếp tùy theo khu vực cũng như những kiểu sắp xếp khác.

Hầu hết công đoàn đều có một hệ thống bao gồm TRUNG TÂM và hệ thống LIÊN KẾT hay CHI NHÁNH, và một hội nghị ĐẠI BIỂU. Ở một số quốc gia, một HỘI NGHỊ công đoàn tạo thành một tầng khác trong tổ chức công đoàn.

 

Ban Điều hành

Ban điều hành công đoàn hoạt động theo hình thức của một Ủy ban Điều hành, Hội đồng hay Ban Điều hành, hay một số hình thức tương tự khác. Ủy ban hay Ban này thường được bầu bởi một hội đồng đại biểu, và sẽ thi hành các chính sách cho hội đồng đại biểu thông qua. Trong một số trường hợp mà hệ thống liên quan đến các chi nhánh của công đoàn, tạo thành các liên minh, thì ban điều hành sẽ được bầu chọn bởi các chi nhánh.

Ban điều hành chịu trách nhiệm chung để phân bổ công việc cho nhân viên của nó, bởi tổ chức cần nhân viên toàn thời gian. Trừ một số ít ngoại lệ, hầu hết các công đoàn ở vùng Caribbean đều thuê nhân viên toàn thời gian, đặc biệt là các công đoàn lớn. Đối với các nhóm chuyên gia và bán chuyên gia, xu hướng là các thành viên có thẩm quyền sẽ làm việc như các nhân viên bình thường, mặc dù họ được trả lương bởi nhà tuyển dụng lao động, nhưng đồng thời lại được hưởng các điều khoản và quy chế nghỉ phép hào phóng.

Ở công đoàn nhỏ, dân chủ sơ khai tồn tại theo hình thức như sau: trong mỗi cuộc họp thường niên, mọi thành viên đều có mặt, tham gia và đưa ra ý kiến của mình. Các công đoàn lớn hơn thì viện đến hệ thống đại biểu, ở đó, các đại biểu được bầu chọn từ các chi nhánh hay các phòng ban theo nguyên tắc đa số. Kiểu dân chủ đại diện này sẽ trao quyền quyết định về các chính sách của công đoàn cho các thành viên của nó, đồng thời kiểm soát hoạt động của ban điều hành cũng như các cán bộ toàn thời gian.

Đối với các tổng liên đoàn hoặc công đoàn đa ngành nghề, sự phân chia là phần quan trọng nhất trong các tổ chức này, tương tự như vai trò của chi nhánh đối với các liên minh công đoàn.

 

Quản lý và Vận hành

Việc quản lý và vận hành công đoàn là trách nhiệm của ban điều hành, cùng các nhân viên toàn thời gian của nó, và theo hướng dẫn của hội nghị đại biểu.

Các doanh nghiệp truyền thống cho rằng “quy trình quản lý” bao gồm việc hoạch định, tuyển dụng, tổ chức, vạch ra phương hướng và kiểm soát tổ chức để đạt được mục tiêu kinh doanh với năng suất và hiệu quả.

Nhận thấy bản chất tương hỗ của công đoàn, khái niệm “quản lý” không dễ dàng được chấp nhận khi nói về hệ thống kiểm soát của công đoàn. Nhưng điều quan trọng là nhận thấy được sự tồn tại của các hệ thống con trong việc vận hành công đoàn, điều khiến khiến nó khách biệt với các tổ chức khác.

HỆ THỐNG VẬN HÀNH của công đoàn tương tự như hệ thống vận hành của các doanh nghiệp có ban điều hành. Ban điều hành sẽ chịu trách nhiệm trước ban đại diện, có nhiệm vụ đảm bảo tổ chức vận hành hiệu quả.

Mặt khác, HỆ THỐNG ĐẠI DIỆN sẽ đảm bảo ban điều hành thực thi mong muốn của các thành viên công đoàn.

 

3.3. Hệ thống vận hành

Ban Điều hành công đoàn đại diện cho các lãnh đạo được bầu (hội đồng, ủy ban, ban, v.v.) và có trách nhiệm hoạch định, tuyển dụng, tổ chức, định hướng và kiểm soát hoạt động kinh doanh của công đoàn.

 

Hoạch định

Một số công đoàn sử dụng hệ thống hoạch định chuẩn như hoạch định thường niên hoặc ít hơn cho các thành viên của chúng. Thời gian gần đây, một số công đoàn sử dụng phương pháp lập kế hoạch chiến lược để giúp vạch ra phương hướng cho mình. Những công đoàn này này phát triển sứ mệnh và tầm nhìn của họ cùng với kế hoạch hoạt động của tổ chức.

Những chức năng của công đoàn mà ban điều hành muốn thể hiện bao gồm: dự báo, thiết lập mục tiêu, phát triển chiến lược, tạo ra các chương trình, cân đối chi phí, tạo lập các quy trình và phát triển chính sách để đưa tổ chức hoạt động theo kế hoạch đề ra.

Một số công đoàn phát triển các quy trình cho hội nghị đại biểu để thể hiện vai trò chủ động của mình đối với chức năng hoạch định. Thay vì bị kiểm soát và phải báo cáo cho ban điều hành và nhân viên công đoàn, hội nghị đại biểu bao hàm cả các nhóm hoạch định, những nhóm này sẽ có trách nhiệm báo cáo cho hội đồng, tạo cơ sở hoạt động cho giai đoạn tiếp theo của hội nghị.

 

Tuyển dụng

Việc tuyển dụng đòi hỏi những ứng viên phù hợp với yêu cầu của mỗi vị trí trong công đoàn; giúp người mới làm quen với vị trí làm việc của mình; đào tạo chuyên môn qua hướng dẫn và thực hành; đánh giá nhân sự; và giúp họ nâng cao tri thức, thái độ và kĩ năng. Công đoàn cần lưu ý đến mức thù lao và điều kiện làm việc của các thành viên; quy định về cách thức khiếu nại; đưa ra hình thức kỷ luật; các điều khoản nghỉ hưu và gia hạn hợp đồng; và cân nhắc các kế hoạch luân chuyển nhân sự.

Không giống các tổ chức khác, công đoàn không thể thuê lao động trực tiếp từ thị trường. Mặc dù công đoàn mong muốn thu hút nhân lực có trình độ chuyên môn và kĩ năng cao để thực hiện các chức năng của mình, nhưng vấn đề về sự trung thành, cam kết, và tinh thần cống hiến cho các lý tưởng của công đoàn lại là những yếu tố quan trọng hơn để quyết định độ phù hợp của ứng viên đối với tổ chức. Do đó, công đoàn thường thuê những người có sự liên kết nhất định đối với các phong trào lao động.

Việc các quản đốc được thuê làm nhân viên toàn thời gian, hay những chuyên gia từng ủng hộ các phong trào lao động, hoặc người thân của các thành viên công đoàn làm nhân viên không hề bình thường chút nào. Công đoàn phải hết sức cẩn trọng đối với quy trình tuyển dụng của mình để tránh gây ra tình trạng gia đình trị hay thiên vị trong tuyển dụng, bởi việc này thường khiến những thành viên khác cảm thấy tức giận.

Tuyển dụng là điều kiện cực kì quan trọng trong việc phục vụ các nhu cầu của thành viên và nó còn thể hiện những chức năng và vai trò đa dạng của công đoàn.

 

Tổ chức

Công đoàn cần phải thành lập các phòng, ban để thuận tiện cho việc thực hiện các vai trò đa dạng của mình. Các phòng, ban chính hoặc quan trọng trong công đoàn phải bao gồm những phòng, ban có liên quan đến việc tuyển dụng thành viên và tổ chức các bộ phận hoặc chi nhánh, quản lý tài chính và hành chính; nghiên cứu; và giáo dục. Những phòng, ban khác có thể có là y tế, quan hệ công chúng, giới, thanh niên, pháp chế và dịch vụ thành viên, hoặc những phòng, ban khác phụ thuộc vào độ phức tạp của công đoàn.

Các chuyên gia làm việc trong các phòng, ban này phải bao gồm cán bộ nghiên cứu, kế toán, nhà kinh tế, nhà giáo, luật sư, chuyên gia y tế, nhà báo, chuyên gia quan hệ công chúng và marketing, nhà thương thuyết và chuyên gia nhân sự hoặc chuyên gia tổ chức.

Các cán bộ nắm giữ các vị trí khác nhau. Trong một số trường hợp, Giám đốc Hành chính là Tổng Thư ký. Các chức danh giúp việc thường được gọi là Phó, và sẽ có trợ lý ở các cấp bậc khác nhau. Trong những trường hợp khác, Giám đốc Hành chính là Chủ tịch, chức vụ lớn hơn cả người điều hành, và trợ lý là các phó chủ tịch.

Dù ở trong bất cứ trường hợp nào, công đoàn đều buộc phải có một sơ đồ tổ chức để phân định rõ các quan hệ này để điều phối các quan hệ công việc.

Cũng như trong các tổ chức khác, nhân viên của công đoàn phải được mô tả công việc bao gồm phạm vi công việc, phận sự, các mối quan hệ và thẩm quyền của họ. Ban điều hành cũng cần phải đưa ra yêu cầu cho mỗi vị trí. Sơ đồ tổ chức phải thể hiện được một dòng thăng tiến nhất định nhằm đảm bảo tính di động trong tổ chức.

 

Định hướng

Các chức vụ trong công đoàn bao gồm cả Giám đốc Tài chính, Giám đốc Quan hệ lao động, Giám đốc Nghiên cứu, và các chức vụ khác.

Định hướng là chức năng hành chính cơ bản. Nó bao gồm việc phân công công việc và trách nhiệm phải chịu cho kết quả công việc; thuyết phục và truyền động lực cho mọi người để hành động; liên quan đến nỗ lực tạo ra những kết hợp hiệu quả nhất; dung hòa những khác biệt bằng cách khuyến khich tư duy độc lập và giúp giải quyết các bất đồng; và kiểm soát những thay đổi thông qua việc kích thích sáng tạo và đổi mới để đạt mục tiêu.

Về cơ bản, các nhân viên quản lý ở công đoàn được trao quyền định hướng phòng, ban của họ sao cho có thể sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực và các nguồn lực khác để mang lại lợi ích cho các thành viên công đoàn.

 

Kiểm soát

Toàn bộ hệ thống vận hành của công đoàn sẽ rạn nứt nếu các điều khoản kiểm soát không đầy đủ. Công đoàn phải lập ra các hệ thống báo cáo để thu thập những dữ liệu cần thiết. Số liệu thành viên, thông tin kế toán, hợp đồng, ngày diễn ra các buổi thương lượng, mức thù lao, lương, và điều kiện, nhận và gửi thư tín, và những thông tin quan trọng khác đều phải được lưu trữ cẩn thận.

Đối với thành viên và tài chính của công đoàn, công đoàn phải cực kỳ cẩn trọng để đảm bảo rằng tất cả các khoản phí thành viên phải được thu và hạch toán đầy đủ sao cho thỏa mãn tất cả các cơ quan trong và ngoài tổ chức.

Cơ cấu tài chính và chi phí luôn là vấn đề cần lưu ý trong công đoàn. Nhiều tổ chức công đoàn rơi vào tình trạng thâm hụt bởi vì thiếu cơ cấu tài chính và chi phí. Một số khoản phí dựa trên những số liệu hàng tuần được hội nghị đại biểu cập nhật thường kỳ. Một số đựa vào phần trăm lương/thù lao của nhân viên.

Việc có một ngân sách cứng giúp đảm bảo công đoàn có nguồn lực để phục vụ các thành viên của nó hiệu quả. Với một số công đoàn có các khoản thặng dư, chúng sẽ đầu tư vào những dịch vụ mang lại lợi ích thêm cho thành viên. Do đó, mặc dù việc dự trữ tiền mặt là tốt, nhưng nó cũng là dấu hiệu cho thấy quá nhiều tiền mặt đang bị trích xuất dưới dạng phí. Trong những trường hợp này, khoản tiền dự trữ nên được đầu tư sinh lợi cho các thành viên.

Với tình trạng hiện nay, nhiều khả năng công đoàn sẽ bị thâm hụt do sự bất ổn kinh tế của các quốc gia vùng Caribbean. Công đoàn cần phải minh bạch và công khai các chi phí của nó trong việc sử dụng quỹ của các thành viên.

Tất cả quy trình của công đoàn (bao gồm cả tuyển dụng, kế toán, nghiên cứu và đào tạo) đều phải hướng đến việc phát triển những mục tiêu và tiêu chuẩn có thể đo lường và định lượng được, và kết quả có thể đo thường theo từng giai đoạn. Bởi vì việc điều chỉnh các kế hoạch rất cần thiết, nên cần phải có cố vấn đề đạt được và thay đổi các tiêu chuẩn. Động lực cần thiết phải đến từ hoạt động của các phòng, ban và các nhân viên trong đó.

Điều quan trọng là tất cả các nhân viên toàn thời gian của công đoàn phải ý thức được rằng họ có trách nhiệm đại diện cho phúc lợi của người lao động và phải không có bất cứ mâu thuẫn nào giữa những thực tế này.

 

Hệ thống đại diện

Trong khi hệ thống vận hành cung cấp sự quản trị hiệu quả, hệ thống đại diện sẽ đảm bảo rằng các chính sách và quyết định của công đoàn phù hợp với đa số thành viên.

Quan trọng là phải nhận thức được rằng quyền lực tối cao của công đoàn nằm trong tay các thành viên của nó. Các thành viên trong công đoàn và hệ thống vận hành hiệu quả sẽ giúp công đoàn hoạt động với hiệu quả cao.

Các thành viên công đoàn phải có quyền gây áp lực lên ban quản trị và vận hành để đảm bảo họ hoạt động vì nhu cầu của mình.

 

3.4. Chi nhánh hay Bộ phận

Các chi nhánh hay các bộ phận của công đoàn đóng vai trò nền tảng giúp các thành viên có thể trực tiếp đưa ra các quan điểm các nhân của họ tới với ban quản trị công đoàn.

Các chi nhánh hoặc các bộ phận hết sức quan trọng đối với tính dân chủ và sự hiệu quả của công đoàn. Cũng có những mối quan tâm về sức sống của các chi nhánh hoặc các bộ phận. Có quan điểm cho rằng trạng thái bất động sẽ thường diễn ra, khi chỉ có một số người sẵn sàng đóng vai trò chủ động và tới các buổi họp, trừ khi đã đạt được các thỏa thuận về thù lao hoặc giải quyết được vấn đề đình công.

Những thành viên tích cực trong công đoàn chính là mẫu mực cho chức năng đại diện. Những người tích cực này sẽ cam kết, là người đáng tin cậy và có ý thức hệ phù hợp với những phong trào kết hợp nguyện vọng cá nhân với chủ nghĩa công đoàn.

Mặt khác, công đoàn cũng thu hút những người phê bình thậm tệ ban điều hành (dù họ là thành viên công đoàn), và có thể không quen thuộc với việc điều hành và phải dựa vào ý kiến chung của số đông người lao động.

Chìa khóa cho những hoạt động chủ động của các chi nhánh hay bộ phận, sự chuyển đổi của những người tổ chức thành những nhân vật nòng cốt, và nhào nặn những người phê phán thành những người ủng hộ nhiệt thành đều phụ thuộc vào hai quá trình quan trọng sau:

(1) giáo dục

(2) giao tiếp.

 

Giáo dục/ Đào tạo/ Nghiên cứu/ Giao tiếp

Công đoàn nên sử dụng giáo dục và đào tạo vì nhiều lý do, trong đó có thể kể đến:

(1) sự biến đổi thái độ và hành vi thông qua học hỏi, trải nghiệm để tạo dựng nên sự trung thành và cam kết đối với tổ chức;

(2) để cung cấp nhân lực như nhân viên, người tổ chức và nhà nghiên cứu với những kĩ năng liên quan để giúp vận hành các chức năng hiệu quả;

(3) để tạo ra những thành viên có nhận thức, kỷ luật, và chủ động;

(4) để cung cấp kiến thức bao quát về những vấn đề quản trị lao động cho thành viên;

(5) để chuẩn bị cho các quản đốc và cán bộ chi nhánh, bộ phận, phòng ban, hội đồng, và các ủy ban thực thi chức năng của chúng; và

(6) để cung cấp cơ hội được đào tạo và đào tạo lại cho các thành viên.

(còn tiếp)

Nguồn: ILO

Dịch bởi Hải Anh – CTV Mạng lưới Nghiệp đoàn

Xin ghi rõ nguồn khi phổ biến để tôn trọng công sức của người dịch.

Hits: 22

One thought on “Sổ tay hướng dẫn quản lý công đoàn – Chương 3: Tổ chức và cấu trúc của công đoàn – Kỳ 1: Hệ thống quản lý, vận hành và đại diện”

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *