Hòm thư góp ý được là kênh đối thoại phổ biến, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, với nhiều đối tượng người lao động (NLĐ). Đây là một kênh đối thoại tốt giúp NLĐ thoải mái chia sẻ ý kiến của mình, đưa ra những gợi ý, sáng kiến, cũng như đề xuất với doanh nghiệp nhằm cải thiện điều kiện làm việc và tăng cường hiểu biết lẫn nhau, giúp khắc phục triệt để tâm lý ngại ngùng, rụt rè của NLĐ.

 

Các bước thiết lập hòm thư góp ý

Bước 1. Thiết kế hòm thư góp ý với 1 khe bỏ thư và 1 ổ khóa, hình thức hòm thư cần thân thiện, dễ nhìn. Hòm thư nên được thiết kế những gam màu lạnh: xanh lá cây, xanh da trời, xanh lơ,…

Bước 2. Đặt hòm thư góp ý tại những địa điểm mà tất cả mọi người có thể tiếp cận (nhà ăn, hành lang, lối đi lại). Hòm thư nên bố trí xa khối văn phòng, khu vực làm việc của quản lý,…, để tránh tâm lý lo lắng, sợ sệt của NLĐ.

Bước 3. Thông báo với công nhân rằng họ có thể viết ra giấy những góp ý, phàn nàn hay sáng kiến của mình để cải tiến hoạt động bộ phận sản xuất của mình hoặc của cả nhà máy và bỏ vào hòm thư góp ý.

Bước 4. Cử một cán bộ quản lý thường xuyên lấy thư từ hòm thư góp ý, có thể 1 tuần/1 lần và lấy trong giờ hành chính. Thư lấy ra sẽ được mang ngay về phòng làm việc của cán bộ, tránh làm thất lạc thư. Tất cả các thư sẽ được trả lời trong vòng 3 ngày, thư trả lời sẽ được dán trên bảng thông báo hoặc phổ biến trực tiếp với toàn thể NLĐ.

Bước 5. Nên lập 1 Ban phụ trách việc rà soát và xử lý thông tin thu thập được trong hòm thư góp ý, lựa chọn các sáng kiến, góp ý có thể thực hiện được và đề xuất biện pháp cải tiến. Ban phụ trách gồm: Đại diện BGĐ công ty, Trưởng phòng nhân sự, Chủ tịch Công đoàn và Quản đốc phân xưởng.

Bước 6. Triển khai các sáng kiến, góp ý hay và hữu ích ngay sau khi cấp trên đồng ý, và giải đáp cho NLĐ biết những ý kiến không thực hiện được.

Bước 7. Tuyên dương và thưởng cho những công nhân có những sáng kiến, góp ý hay để thể hiện sự ghi nhận của công ty cho những đóng góp của công nhân. Ví dụ: Dán thông tin kèm ảnh của NLĐ có sáng kiến hay lên bảng thông báo của toàn công ty; thưởng nóng cho NLĐ; ghi nhận và lưu hồ sơ để xét bình bầu danh hiệu vào cuối tháng/quý/năm;…

Nguồn: CIRD

Hits: 20

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *